Tôi nhớ rõ lần đầu tiên gặp đơn hàng mua hàng 1688 bị tắc biên. Lúc đó tôi nhập lô quần áo trẻ em khoảng 45 triệu, khách đặt cọc gần hết. Hàng lẽ ra về trong 9 ngày nhưng đã 18 ngày vẫn “mất tích” ở biên giới. Điện thoại tôi lúc ấy nóng ran vì khách hỏi dồn dập, còn tôi thì thấp thỏm lo lắng không biết hàng có bị giữ hay không. Từ đó đến nay, tình trạng này xảy ra với tôi khoảng 4-5 lần/năm. Không tránh khỏi hoàn toàn, nhưng giờ tôi đã biết cách xử lý để thiệt hại giảm xuống mức thấp nhất.
Hôm nay mình chia sẻ thật lòng những gì đã trải qua, hy vọng giúp được các bạn đang gặp phải vấn đề tương tự.
Tại sao đơn 1688 hay bị tắc biên hoặc về trễ?
Trước tiên phải hiểu rõ nguyên nhân thì mới xử lý đúng. Theo kinh nghiệm của mình:
- Tắc biên: Thường do hải quan kiểm ngẫu nhiên, đặc biệt là hàng may mặc, đồ chơi trẻ em, mỹ phẩm. Đôi khi vì khai báo giá trị thấp quá hoặc tên hàng không khớp với thực tế. Mùa cuối năm hoặc sau các dịp lễ lớn ở Trung Quốc (Tết Nguyên Đán, 11.11…) là cao điểm tắc biên.
- Về trễ: Bên mua hộ gom hàng chậm, xe tải kẹt biên, hoặc đơn giản là nhà máy giao hàng muộn. Có khi thời tiết xấu, cảng tắc nghẽn.
Tôi từng bị về muộn tận 28 ngày chỉ vì đơn trùng với lô hàng Tết của nhà máy.
Cách xử lý khi đơn bị tắc biên / về trễ
1. Bình tĩnh và liên hệ ngay bên mua hộ
Đây là bước quan trọng nhất. Đừng nóng vội nhắn khách trước. Mình thường nhắn cho bên mua hộ trong vòng 24h kể từ khi quá hạn. Yêu cầu họ cung cấp tracking mới nhất và hỏi rõ tình trạng hàng đang ở đâu (đang ở kho Trung Quốc, đang trên đường, hay đã tới biên giới Việt Nam).
Mẹo nhỏ: Nói rõ với bên mua hộ rằng bạn có khách đang chờ, họ sẽ hỗ trợ nhiệt tình hơn. Một số bên mua hộ uy tín sẽ chủ động theo dõi và báo cáo hàng ngày.
2. Theo dõi và chuẩn bị giấy tờ
Nếu hàng đã về đến biên Móng Cái hoặc Lạng Sơn mà vẫn không nhảy trạng thái, khả năng cao bị giữ. Lúc này cần:
- Yêu cầu bên mua hộ chụp ảnh packing list, invoice gốc.
- Chuẩn bị CMND/CCCD, giấy phép kinh doanh (nếu có), hóa đơn mua bán.
- Một số trường hợp phải nộp thêm thuế VAT hoặc phí kiểm dịch.
Tôi từng phải bổ sung giấy tờ và mất thêm 3,5 triệu tiền thuế phát sinh cho một lô hàng. Nhưng nhờ xử lý nhanh nên chỉ chậm thêm 5 ngày.
3. Xử lý với khách hàng
Đây là phần khó nhất vì liên quan đến uy tín shop. Cách mình làm:
- Thông báo thẳng thắn nhưng nhẹ nhàng cho khách: “Chị ơi, bên cung cấp báo hàng đang về chậm do kiểm hóa, em xin phép cập nhật lại trong 3-5 ngày tới nhé.”
- Đưa ra giải pháp: giảm giá thêm 5-10%, tặng quà nhỏ, hoặc cho đổi size miễn phí khi nhận hàng.
- Nếu chậm quá 12 ngày, mình thường cho khách hủy và hoàn tiền 100% để giữ lòng tin.
4. Đòi bồi thường (nếu có quyền)
Với bên mua hộ uy tín, nếu họ cam kết thời gian mà chậm quá 10-15 ngày, bạn có thể đòi bồi thường một phần phí vận chuyển. Mình đã đòi thành công 2 lần, được hoàn khoảng 40-60% phí ship nội địa Trung Quốc.
Những sai lầm mình từng mắc phải
- Im lặng không cập nhật cho khách → khách hiểu lầm và bad review.
- Không chọn bên mua hộ có kho bãi tại biên giới → hàng về chậm hơn nhiều.
- Nhập quá nhiều một lúc vào mùa cao điểm (tháng 11, 12, tháng 1) → dễ bị kẹt.
Bây giờ mình chủ động chia đơn thành nhiều lần nhỏ, tránh nhập chung với mùa cao điểm của Trung Quốc.
Lời khuyên để giảm thiểu rủi ro
- Chọn bên mua hộ có kho tại Việt Nam hoặc gần biên giới. Họ xử lý tắc biên nhanh và chuyên nghiệp hơn.
- Luôn giữ buffer thời gian 7-10 ngày khi hẹn khách.
- Đa dạng nguồn hàng, không nên phụ thuộc 100% vào 1688.
- Ghi chép lại từng lô hàng: ngày order, ngày xuất kho, ngày về Việt Nam để rút kinh nghiệm.
Hiện tại dù vẫn thỉnh thoảng gặp chậm trễ, nhưng tỷ lệ đơn bị ảnh hưởng lớn đã giảm từ 20% xuống còn dưới 5%. Lợi nhuận vẫn giữ ổn vì mình đã biết cách ứng phó.
Kết
Đơn hàng 1688 bị tắc biên hay về trễ là chuyện “cơm bữa” của dân buôn online. Không ai thích cả, nhưng ai biết cách xử lý thì vẫn làm ăn ngon lành. Quan trọng nhất là thái độ: trung thực với khách, nhanh nhạy với bên mua hộ, và bình tĩnh xử lý.
Bạn đang gặp đơn hàng nào đang chậm hoặc bị tắc biên không? Comment tình trạng cụ thể bên dưới, mình sẽ cố gắng chia sẻ cách xử theo kinh nghiệm thực tế. Cùng nhau vượt qua chứ, buôn bán online mà, ai cũng có lúc “đau đầu” với nguồn hàng cả.
Chúc các bạn luôn có lô hàng về suôn sẻ! https://lazo.vn
